Die Forschungszulage basiert auf förderfähigen Aufwendungen nach § 3 FZulG. Den größten Anteil machen in der Praxis Personalkosten aus — und genau hier entscheidet sich, wie viel Bemessungsgrundlage du tatsächlich geltend machen kannst.
Was als Personalkosten zählt
Förderfähig nach § 3 Abs. 1 FZulG sind die Arbeitslöhne, die dem Lohnsteuerabzug unterliegen, zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung — aber nur für den Anteil, in dem der betreffende Mitarbeiter an einem begünstigten F&E-Vorhaben tätig war.
In der Praxis bedeutet das: Bruttogehalt plus SV-Arbeitgeberanteil (typisch rund 20 Prozent) gehen in die Bemessungsgrundlage ein, sofern die Tätigkeit nachweisbar dem F&E-Vorhaben zuzuordnen ist. Wer zu 80 Prozent in F&E eingesetzt ist, bringt 80 Prozent seiner förderfähigen Lohnkosten ein.
Zur Bemessungsgrundlage zählen konkret:
- Bruttogehalt (lohnsteuerpflichtig)
- Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
- Anteilige Lohnkosten bei Teilzeit-Einsatz in F&E (quotal)
Nicht zur Bemessungsgrundlage zählen:
- Steuerfreie Reisekostenerstattungen
- Einmalprämien ohne direkten F&E-Tätigkeitsbezug
- Lohnkosten für Stunden, die im operativen Betrieb oder in der Serienproduktion anfallen
Eigenleistung von Unternehmern und Gesellschaftern
Einzelunternehmer und tätige Mitunternehmer einer Personengesellschaft erhalten keinen „echten" Lohn — sie können aber nach § 3 Abs. 3 FZulG eine fiktive Eigenleistung ansetzen.
Ab dem 1. Januar 2026 gilt ein Stundensatz von 100 Euro je Arbeitsstunde, gedeckelt auf 40 Wochenstunden. Für Stunden bis zum 31. Dezember 2025 waren es 70 Euro. Der höhere Satz gilt nur für Stunden, die tatsächlich nach dem Jahreswechsel geleistet wurden — bei rückwirkenden Anträgen für frühere Wirtschaftsjahre bleibt es bei 70 Euro.
Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel Arbeitnehmer ihrer Gesellschaft und damit über die reguläre Lohnkostenregel abgedeckt — nicht über die Eigenleistungsregel. Voraussetzung ist ein Anstellungsvertrag mit klar geregelter Vergütung.
20 % Gemeinkostenpauschale ab 2026
Das Steuerliche Investitionssofortprogramm 2025 hat eine neue Vereinfachungsregel eingeführt: Ab Wirtschaftsjahren, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, dürfen 20 Prozent der übrigen förderfähigen Aufwendungen pauschal als Gemeinkosten angesetzt werden — ohne Einzelnachweis.
Das funktioniert so: Du ermittelst die förderfähigen Personalkosten (und ggf. Eigenleistungen und Auftragsforschungsanteile), und legst darauf automatisch 20 Prozent oben drauf. Raumkosten, IT-Lizenzen, Energiekosten — nichts davon muss einzeln belegt werden.
Bei einem Unternehmen mit 500.000 Euro förderfähigen Personalkosten im Jahr ergibt das 100.000 Euro zusätzliche Bemessungsgrundlage — ohne zusätzlichen Belegaufwand. Bei einem KMU mit 35 % Fördersatz entspricht das 35.000 Euro mehr Forschungszulage allein durch die Pauschale.
Was nicht förderfähig ist
Drei Konstellationen führen in der Praxis regelmäßig zu Kürzungen im Festsetzungsverfahren.
- Doppelförderung: Personalkosten, die bereits über ZIM, EXIST oder ein anderes staatliches Beihilferegime gefördert werden, dürfen nach § 7 FZulG nicht zusätzlich in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage einfließen. Die Trennlinie verläuft personenbezogen: dieselbe Arbeitsstunde wird nur einmal gefördert.
- Routine-Tätigkeiten: Lohnkosten für Mitarbeiter, die Serienproduktion, Wartung, Vertrieb oder Standard-IT-Betrieb verantworten, sind nicht förderfähig — auch dann nicht, wenn das Unternehmen insgesamt innovativ ist.
- Fehlende FuE-Qualität des Vorhabens: Förderfähige Personalkosten setzen voraus, dass das Vorhaben, dem die Stunden zugeordnet werden, eine BSFZ-Bescheinigung erhalten hat. Ohne diese Bescheinigung erkennt das Finanzamt keine F&E-Personalkosten an.
Stundenaufzeichnung als Voraussetzung
Die BSFZ prüft ausschließlich die inhaltliche Förderfähigkeit eines Vorhabens — nicht die Kosten. Die Prüfung der Personalkosten obliegt dem Finanzamt im Festsetzungsverfahren.
Das Finanzamt verlangt den Nachweis, dass die geltend gemachten Arbeitsstunden tatsächlich dem bescheinigten F&E-Vorhaben zugeordnet werden können. Ohne lückenlose, zeitnahe Stundenaufzeichnungen akzeptiert das Finanzamt die Personalkosten nicht.Nachträgliche Rekonstruktion — etwa aus Kalendereinträgen oder Git-Commits — wird regelmäßig beanstandet, wenn sie die einzige Grundlage ist.
Was eine belastbare Aufzeichnung leisten muss:
- Zuordnung je Mitarbeiter zu einem konkreten F&E-Vorhaben (nicht nur zum Projekt allgemein)
- Zeitnahe Erfassung — nicht erst nachträglich zum Jahresende
- Konsistenz mit der Vorhaben-Beschreibung im BSFZ-Antrag
- Unterscheidung zwischen F&E-Anteilen und operativen Anteilen, wenn ein Mitarbeiter beides macht
Bei einer Betriebsprüfung werden Stundenaufzeichnungen und Lohnabrechnungskonten üblicherweise zusammen geprüft. Wer die Kette von der BSFZ-Bescheinigung über die Projektbeschreibung bis zu den Stundennachweisen und Lohnkonten geschlossen dokumentiert, steht deutlich besser.
FAQ
Welche Personalkosten sind bei der Forschungszulage förderfähig? Förderfähig sind Bruttolöhne, die dem Lohnsteuerabzug unterliegen, zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung — aber nur für Stunden, in denen der Mitarbeiter nachweislich an einem begünstigten F&E-Vorhaben tätig war. Einmalprämien ohne direkten Tätigkeitsbezug und steuerfreie Reisekostenerstattungen zählen nicht zur Bemessungsgrundlage.
Wie hoch ist der Stundensatz für Eigenleistung bei der Forschungszulage 2026? Für Arbeitsstunden ab dem 1. Januar 2026 gilt ein fiktiver Stundensatz von 100 Euro, gedeckelt auf 40 Wochenstunden. Für Stunden bis zum 31. Dezember 2025 waren es 70 Euro je Stunde. Anspruchsberechtigt sind Einzelunternehmer und tätige Mitunternehmer.
Was ist die 20 %-Gemeinkostenpauschale bei der Forschungszulage? Ab dem 1. Januar 2026 dürfen 20 Prozent der übrigen förderfähigen Aufwendungen pauschal als Gemeinkosten angesetzt werden — ohne Einzelnachweis. Das erhöht die Bemessungsgrundlage automatisch, ohne dass Miete, IT oder Energiekosten einzeln belegt werden müssen.
Müssen Stundenaufzeichnungen für die Forschungszulage vorliegen? Ja. Die BSFZ prüft nur die inhaltliche Förderfähigkeit des Vorhabens, nicht die Kosten. Das Finanzamt verlangt im Festsetzungsverfahren den Nachweis, dass die geltend gemachten Arbeitsstunden dem jeweiligen F&E-Vorhaben zugeordnet werden können. Nachträgliche Rekonstruktion wird regelmäßig beanstandet.
Darf ich Personalkosten für Mitarbeiter geltend machen, die nur teilweise in F&E tätig sind? Ja — aber nur anteilig. Wer zu 60 Prozent an einem F&E-Vorhaben arbeitet, bringt 60 Prozent seiner förderfähigen Lohnkosten in die Bemessungsgrundlage ein. Die Quote muss je Mitarbeiter und Vorhaben durch Zeitnachweise belegt sein.