Das ZIM bezuschusst marktorientierte Forschungs- und Entwicklungsprojekte mittelständischer Unternehmen. Welche Kosten genau förderfähig sind, entscheidet darüber, wie hoch der tatsächlich ausgezahlte Zuschuss ausfällt.
Überblick: Was das ZIM bezuschusst
Das ZIM fördert fünf Kategorien von Kosten: Personalkosten, Gemeinkosten per Pauschale, Fremdleistungen, projektbezogene Material- und Reisekosten sowie anteilige Abschreibungen auf Investitionsgüter[1]. Alle Kosten müssen dem bewilligten FuE-Vorhaben direkt zurechenbar und im Verwendungsnachweis belegbar sein. Der Fördersatz liegt je nach Unternehmensgröße, Region und Projekttyp zwischen 25 und 55 Prozent der förderfähigen Kosten.
Personalkosten
Personalkosten des F&E-Personals bilden die zentrale Bemessungsgrundlage im ZIM. Angesetzt werden die tatsächlichen Bruttolohnkosten inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung für die Stunden, die direkt im Projekt geleistet werden. Stundennachweise je Mitarbeiter sind Pflicht.
Wichtig: Nur Mitarbeiter mit einer klar definierten FuE-Aufgabe im Vorhaben dürfen eingerechnet werden. Reine Verwaltungs-, Vertriebs- oder Fertigungstätigkeit ist nicht förderfähig. Die Abgrenzung muss im Antrag und in den internen Zeiterfassungen konsistent sein.
Gemeinkostenpauschale
Die Gemeinkostenpauschale beträgt 120 % der Personalkosten. Sie ersetzt für KMU mit weniger als 50 Mitarbeitern den aufwändigen Einzelnachweis projektbezogener Gemeinkosten — also Miete, IT-Infrastruktur, Energie und ähnliche indirekte Aufwendungen[1]. Die Pauschale wurde mit der Reform zum 1. Januar 2025 eingeführt und vereinfacht die Antrags- und Nachweislogik erheblich.
Für ein Unternehmen mit 100.000 € förderfähigen Personalkosten ergibt die Pauschale weitere 120.000 € auf der Bemessungsgrundlage — insgesamt also 220.000 €, auf die der Fördersatz angewendet wird. Wer mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt, kann weiterhin die tatsächlichen Gemeinkosten per Einzelnachweis ansetzen, sofern der administrative Aufwand gerechtfertigt ist.
Fremdleistungen und Auftragsforschung
Fremdleistungen an Dritte — etwa Auftragsforschung bei Instituten, spezialisiertes Prototyping oder Zertifizierungsvorleistungen — sind bis zu 35 % der Personaleinzelkosten förderfähig[2]. Die Grenze bezieht sich ausschließlich auf die Personaleinzelkosten, nicht auf die Gesamtbemessungsgrundlage inklusive Pauschale.
Jede externe Leistung muss einen eigenständigen, dokumentierten Forschungsbeitrag haben. Reine Auftragsfertigung, Routinedienstleistungen oder Leistungen ohne erkennbares FuE-Element sind nicht förderfähig. Die inhaltliche Abgrenzung muss bereits im Antrag beschrieben werden und später im Verwendungsnachweis nachvollziehbar sein.
In Kooperationsprojekten mit Forschungseinrichtungen gelten für den Forschungspartner eigene Regelungen: Forschungseinrichtungen erhalten 100 % der nicht-wirtschaftlichen Kosten bezuschusst und sind damit kein Fremdleistungsbudget des Unternehmens, sondern eigenständige Zuwendungsempfänger.
Material- und Reisekosten
Projektbezogene Materialkosten — Verbrauchsmaterialien, Testmuster, Laborbedarf — sind förderfähig, sofern sie direkt und ausschließlich im FuE-Vorhaben eingesetzt werden. Ein Nachweis über den projektspezifischen Verwendungszweck ist notwendig; allgemeines Betriebsmaterial zählt nicht.
Reisekosten sind förderfähig, wenn die Reise inhaltlich unmittelbar dem Vorhaben dient — etwa Projektbesprechungen mit Kooperationspartnern, Messebesuche mit direktem FuE-Bezug oder Dienstreisen zu Versuchsstandorten. Pauschale oder nicht projektspezifisch begründete Reisen werden bei der Prüfung regelmäßig beanstandet.
Abschreibungen auf Investitionsgüter
Der volle Kaufpreis einer Maschine oder eines Geräts ist nicht förderfähig. Angesetzt wird nur der projektbezogene Abschreibungsbetrag (AfA) für die Dauer der Projektlaufzeit[1]. Wird ein Gerät zu 60 % für das ZIM-Projekt und zu 40 % für andere Zwecke genutzt, sind 60 % der jährlichen AfA anteilig über die Projektlaufzeit ansetzbar. Investitionsgüter, die ausschließlich für das Vorhaben beschafft werden, können vollständig über die Projektlaufzeit abgeschrieben werden.
Kaufbelege, Abschreibungspläne und eine Erklärung zur projektbezogenen Nutzungsquote gehören in die Verwendungsnachweisunterlagen. Wer diese Dokumentation erst rückwirkend zusammenstellt, riskiert Kürzungen bei der Abschlussprüfung.
Nicht förderfähige Kosten
Einige Kostenpositionen werden im ZIM regelmäßig geltend gemacht, sind aber grundsätzlich nicht förderfähig:
- Vertrieb und Marketing — Kosten für Markteinführung, Vertriebsaktivitäten oder Werbung für das im Projekt entwickelte Produkt gehören nicht zur FuE-Phase.
- Routineentwicklung und Serienanlauf — Anpassungen ohne technologisches Risiko, Serienfertigung oder bloße Produktverbesserungen ohne FuE-Charakter sind ausgeschlossen.
- Allgemeine Betriebskosten — Miete, Strom, Verwaltung außerhalb der Gemeinkostenpauschale: Diese sind nur über die Pauschale abgedeckt, nicht zusätzlich einzeln ansetzbar.
- Zinsen und Finanzierungskosten — Kreditkosten für die Vorfinanzierung des Eigenanteils sind nicht Teil der zuwendungsfähigen Kosten.
Außerdem gilt: Kosten, die vor dem Eingang des Antrags entstanden sind, disqualifizieren das Projekt vollständig[1]. Selbst konzeptionelle Arbeiten, Studien oder die Beauftragung von Partnern vor Antragseingang zählen bei strenger Auslegung als vorzeitiger Projektbeginn.
Kumulierung mit der Forschungszulage
ZIM und Forschungszulage nach FZulG können parallel genutzt werden — aber nicht auf denselben Kosten. Das Kumulierungsverbot der AGVO (Art. 8) und § 7 FZulG verbieten die Doppelförderung derselben Aufwendung[3]. Wer im ZIM Personalkosten für Mitarbeiter A ansetzt, darf für genau diese Stunden keine Forschungszulage mehr beanspruchen.
In der Praxis bedeutet das eine klare Kostentrennung in der Buchhaltung: ZIM-Projekt und Forschungszulage-Vorhaben müssen auf Ebene der einzelnen Mitarbeiter und Zeitanteile getrennt dokumentiert sein. Eine nachträgliche Bereinigung nach der Prüfung ist aufwändig und führt regelmäßig zu Rückforderungen.
FAQ
Was sind förderfähige Kosten im ZIM? Förderfähig sind Personalkosten des F&E-Personals, die Gemeinkostenpauschale (120 % der Personalkosten), projektbezogene Fremdleistungen bis 35 % der Personaleinzelkosten, Material- und Reisekosten sowie anteilige Abschreibungen auf projektspezifisch genutzte Investitionsgüter.
Wie hoch ist die ZIM-Gemeinkostenpauschale? Die Pauschale beträgt 120 % der Personalkosten und ersetzt für KMU unter 50 Mitarbeitern den Einzelnachweis. Sie wurde mit der Richtlinienreform zum 1. Januar 2025 eingeführt.
Bis zu welchem Anteil können Fremdleistungen geltend gemacht werden? Bis zu 35 % der Personaleinzelkosten. Die Grenze gilt für die Personaleinzelkosten, nicht für die gesamte Bemessungsgrundlage. Externe Leistungen brauchen einen nachweisbaren Forschungsbeitrag.
Kann ich ZIM und Forschungszulage für dieselben Personalkosten kombinieren? Nein. Dieselbe Personenstunde darf nur einmal gefördert werden. Beide Programme können parallel laufen, aber für klar getrennte Zeitanteile und Kostenarten.
Sind Investitionen in Maschinen über ZIM förderfähig? Nur die projektbezogenen Abschreibungen, nicht der Kaufpreis. Der anteilige AfA-Betrag für die Projektlaufzeit fließt in die Bemessungsgrundlage ein, sofern das Gerät nachweislich überwiegend im FuE-Projekt genutzt wird.