Verwendungsnachweis: was nach dem Projekt nachzuweisen ist
Der Verwendungsnachweis belegt nach Abschluss eines geförderten Vorhabens, dass die Mittel zweckentsprechend verwendet wurden. Er besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
Zwei Teile, zwei verschiedene Fragen
Der Sachbericht beantwortet, was erreicht wurde: welche Arbeiten durchgeführt, welche Ergebnisse erzielt, welche Ziele erreicht oder verfehlt wurden, und was daraus wird. Der zahlenmäßige Nachweis beantwortet, wohin das Geld geflossen ist: Einnahmen und Ausgaben, gegliedert nach dem Finanzierungsplan des Bescheids.
Beide Teile müssen zueinander passen. Ein Sachbericht, der von einem Arbeitspaket erzählt, für das im Zahlenwerk keine Ausgaben stehen, wirft Fragen auf, die sich Jahre später schwer beantworten lassen.
Warum der Nachweis zum Problem wird
Die Unterlagen für den Nachweis entstehen während des Vorhabens, gesammelt wird er danach. Zwischen beidem liegen oft Jahre und Personalwechsel. Wer die Stundenzettel des zweiten Projektjahres im vierten sucht, sucht in Postfächern.
Das ist der Grund, warum es nicht genügt, dass Unterlagen existieren. Nachvollziehbar muss bleiben, zu welcher Frage ein Beleg gehört, von wem er kam, wann er einging und wer ihn freigegeben hat.
Die Prüfung kommt später, und sie kommt von mehreren Seiten
Geprüft wird nicht nur von der Bewilligungsbehörde. Der Bundesrechnungshof und die Rechnungshöfe der Länder haben eigene Prüfungsrechte, bei europäischen Mitteln kommen Prüfstellen der Kommission hinzu. Deshalb reicht die Aufbewahrungspflicht regelmäßig deutlich über das Projektende hinaus.
Wo das geregelt ist
- § 44 BHO in Verbindung mit Nr. 6 ANBest-P
- Die Verwendung der Zuwendung ist nachzuweisen; der Nachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
- Nr. 7 ANBest-P
- Die Bewilligungsbehörde ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen zu prüfen oder prüfen zu lassen.
- § 91 BHO
- Der Bundesrechnungshof kann bei Stellen außerhalb der Bundesverwaltung prüfen, wenn sie Bundesmittel erhalten haben.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Verwendungsnachweis?
Ein Sachbericht über die durchgeführten Arbeiten und die erreichten Ergebnisse, und ein zahlenmäßiger Nachweis über Einnahmen und Ausgaben, gegliedert nach dem Finanzierungsplan des Bescheids.
Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
Die Frist steht im Zuwendungsbescheid und in den Nebenbestimmungen. Sie reicht regelmäßig über das Projektende hinaus, weil die Prüfung Jahre später erfolgen kann und mehrere Stellen prüfungsberechtigt sind.
Was passiert bei einem fehlerhaften Nachweis?
Nicht belegte oder nicht zuwendungsfähige Ausgaben werden gekürzt. Im Ergebnis kann ein Teil der Förderung zurückzuzahlen und zu verzinsen sein.